WhatsApp - Configuracao de WhatsApp em atividades de processo

Este manual explica como configurar o envio de mensagens de WhatsApp nas atividades de um processo.

As mensagens podem ser enviadas em dois momentos:

• quando a atividade e iniciada;
• quando a atividade e entregue/concluida.

Tambem e possivel escolher quem recebe a mensagem:

• solicitante;
• responsavel pela atividade.

1. Antes de comecar

Antes de configurar no NextBP, confirme se a empresa ja possui uma conta de WhatsApp liberada na Meta.

Para criar a conta, acesse o site para meta developers: - https://developers.facebook.com/ - https://developers.facebook.com/documentation/business-messaging/whatsapp/get-started

• Crie sua conta com login facebook, e crie um novo app.
• Em casos de uso, selecione "Conectar-se com clientes pelo WhatsApp".
• Selecione ou crie um novo portfólio empresarial.
• Avance e confirme a criação do aplicativo.
• Ao acessar, no painel lateral selecione "Casos de Uso" e em "Conectar-se com clientes pelo WhatsApp" clique em "Personalizar".
• Com o novo menu aberto, acesse "Etapa 2. Configuração de produção" e realize o registro do número, lembrando que deverá ser um número novo sem WhatsApp registrado, mas com acesso para preencher o token.
• Com o número configurado, você terá acesso as credenciais dessa conta, esses dados são necessários para a configuração da conta no NextBP:
  • Token de Acesso, ideal criar um novo token fixo para o usuário.
  • Identificação do número de telefone
  • Identificação da conta do WhatsApp Business

Para ambiente de producao, use um token permanente. Tokens temporarios da Meta podem expirar e impedir o envio das mensagens. (https://developers.facebook.com/documentation/business-messaging/whatsapp/get-started#1--acquire-an-access-token-using-a-system-user-or-facebook-login)

2. Cadastrar a configuracao do WhatsApp

No NextBP, acesse a tela de Configuracoes do WhatsApp e cadastre uma nova configuracao.

Preencha os dados fornecidos pela Meta:

• Numero / Identificacao da conta: use um nome facil de reconhecer, por exemplo o nome da empresa ou do setor.
• Numero ID: informe o ID do numero do WhatsApp.
• Conta ID: informe o ID da conta do WhatsApp Business.
• Access Token: informe o token de acesso.
• Webhook Secret: crie uma chave secreta (qualquer texto forte e unico) e cadastre o mesmo valor na configuracao do webhook do app, no portal da Meta ("Verify token" e "App secret"). Esse valor e usado pelo NextBP para confirmar que as requisicoes recebidas realmente vem da Meta.

Depois de salvar, clique em Testar Configuracao.

O teste envia uma mensagem para o usuario logado. Se o teste nao chegar, revise o telefone do usuario, o token e os dados da Meta.

3. Configurar o telefone dos usuarios

Para que uma pessoa receba mensagens, o cadastro dela precisa ter um telefone valido para WhatsApp.

No cadastro do usuario:

1. Preencha um telefone com DDD.
2. Indique qual telefone deve ser usado como WhatsApp.
3. Salve o cadastro.

Use numeros completos, com DDD. Exemplo:

11999999999

Se o telefone estiver vazio, incompleto ou nao estiver marcado como WhatsApp, o sistema nao consegue enviar a mensagem para esse usuario.

4. Configurar a atividade do processo

Na modelagem do processo, abra a atividade desejada e acesse a aba Notificacoes.

Configure quais mensagens devem ser enviadas:

• notificar o solicitante quando a atividade iniciar;
• notificar o responsavel quando a atividade iniciar;
• notificar o solicitante quando a atividade for entregue;
• notificar o responsavel quando a atividade for entregue.

Cada opcao e independente. Ative apenas os envios que fizerem sentido para a atividade.

Exemplo: se voce quer avisar somente o responsavel quando uma nova atividade estiver disponivel, ative apenas a notificacao de inicio para o responsavel.

5. Escolher a mensagem

Para cada notificacao, escolha o tipo de mensagem:

• Padrao: usa o texto automatico do sistema.
• Personalizada: permite escrever uma mensagem especifica para aquela atividade.

Use a mensagem padrao quando o aviso simples ja for suficiente.

Use a mensagem personalizada quando quiser incluir instrucoes, prazos, orientacoes do processo ou dados da solicitacao.

6. Usar variaveis na mensagem

As mensagens personalizadas podem usar variaveis para preencher dados automaticamente.

Na tela da atividade, use o botao de variaveis ao lado do campo da mensagem para consultar e copiar as opcoes disponiveis.

Exemplos de informacoes que podem ser inseridas automaticamente:

• numero da solicitacao;
• nome do processo;
• nome do solicitante;
• nome do responsavel;
• descricao da solicitacao;
• data da solicitacao;
• campos preenchidos no formulario.

Exemplo de mensagem personalizada:

Ola, ${responsavel_nome}.

Voce recebeu uma nova atividade no processo ${processo_nome}.

Solicitacao: ${solicitacao_numero}
Solicitante: ${solicitante_nome}

Ao enviar a mensagem, o sistema substitui as variaveis pelos dados reais da solicitacao.

7. Salvar e gerar nova versao

Depois de configurar as notificacoes:

1. Salve a atividade.
2. Salve o processo.
3. Gere uma nova versao do processo.

As alteracoes passam a valer para novas solicitacoes criadas a partir dessa nova versao.

Solicitacoes que ja estavam abertas continuam usando a versao antiga do processo.

8. Checklist de configuracao

Antes de testar em uma solicitacao real, confirme:

• a configuracao do WhatsApp foi cadastrada;
• o botao Testar Configuracao funcionou;
• os usuarios que devem receber mensagens possuem telefone com DDD;
• o telefone correto esta marcado como WhatsApp no cadastro do usuario;
• a notificacao foi ativada na atividade correta;
• a mensagem foi definida como padrao ou personalizada;
• o processo foi salvo;
• uma nova versao do processo foi gerada;
• a solicitacao de teste foi aberta depois da nova versao.

9. Motivos comuns para a mensagem nao chegar

Verifique estes pontos quando o WhatsApp nao for enviado:

• a configuracao do WhatsApp nao foi cadastrada ou esta incompleta;
• o token da Meta expirou;
• o numero do WhatsApp ainda nao esta liberado na Meta;
• o usuario nao tem telefone preenchido;
• o telefone esta sem DDD ou incompleto;
• o telefone nao foi marcado como WhatsApp no cadastro do usuario;
• a notificacao nao foi ativada na atividade;
• a atividade nao possui responsavel, mas a notificacao foi configurada apenas para o responsavel;
• o processo foi alterado, mas uma nova versao nao foi gerada;
• a solicitacao foi aberta antes da nova versao do processo.

Se todas as configuracoes estiverem corretas e a mensagem ainda nao chegar, acione o suporte tecnico para verificar o processamento dos envios.