Quantidade de cópias e regra de distribuição por grupo na distribuição controlada de documentos
19/08/2026
Melhoria
Referência: BPM41929
Módulo: Documentos, Documentos (Beta)
O que é novo
Na distribuição controlada, ao indicar um grupo de usuários como responsável, o sistema sempre exigia que todos os integrantes do grupo confirmassem o recebimento do documento. Não havia como registrar situações em que basta uma pessoa da equipe receber a cópia em nome do grupo, e as pendências ficavam abertas para todos até a última confirmação. Também não era possível registrar quantas cópias impressas foram entregues em cada local.
O que mudou
Ao configurar a distribuição de um documento, o responsável agora conta com duas informações adicionais. Para cópias físicas, é possível informar a quantidade de cópias entregues. Para responsáveis que são grupos de usuários, é possível escolher em Responsáveis do grupo entre "Todos os usuários" e "Apenas um usuário".
O histórico de distribuições e o histórico de aprovações passaram a mostrar a área do responsável ao posicionar o mouse sobre o nome, e a área também ficou disponível como coluna na listagem.
Isso significa que:
- Quando o grupo estiver configurado como "Apenas um usuário", a confirmação de qualquer integrante encerra automaticamente a pendência dos demais integrantes daquele grupo, para a mesma revisão, mesmo tipo de cópia e mesmo local de distribuição.
- Quando o grupo estiver configurado como "Todos os usuários", o comportamento permanece o de antes — cada integrante precisa confirmar o recebimento.
- A quantidade de cópias fica disponível apenas para cópias físicas. Ao alternar o tipo para cópia eletrônica, o campo é limpo e desabilitado, junto com o local de distribuição.
- É possível identificar de qual área é cada responsável direto na listagem, sem precisar consultar o cadastro do usuário.
Além disso, foram corrigidos os seguintes problemas na distribuição controlada:
- Ao abrir um documento por meio de um atalho, a configuração de distribuição e o histórico apareciam vazios. Agora as informações do documento de origem são exibidas normalmente.
- No Beta, o histórico de distribuições listava os registros de todos os documentos do sistema, e não apenas os do documento aberto. Além de dificultar a leitura, isso expunha informações de documentos aos quais o usuário não tem acesso.
- Era possível cadastrar o mesmo responsável mais de uma vez com o mesmo tipo de cópia e o mesmo local de distribuição, o que gerava pendências repetidas para as mesmas pessoas na revisão seguinte. O sistema agora avisa e impede o salvamento nessa situação. Continua permitido repetir o mesmo responsável em configurações diferentes, como uma cópia eletrônica e uma cópia física.
- A verificação de acesso dos responsáveis não estava sendo aplicada ao salvar, e usuários sem permissão no módulo de documentos ou sem acesso ao documento podiam ser incluídos na distribuição sem qualquer aviso. A verificação voltou a funcionar e a apontar os responsáveis irregulares.